Panduan Penggunaan Aplikasi

Agile Work Plan Generator


Apa Fungsi Alat Ini?

Aplikasi Agile Work Plan Generator berfungsi mengubah Rencana Strategis (yang sering berupa dokumen naratif) menjadi Tabel Kerja (Work Plan) yang konkret, terukur, dan lengkap dengan estimasi Anggaran serta Peran (Roles) SDM yang dibutuhkan.

Alat ini memastikan setiap kegiatan memiliki biaya yang mengacu pada Standar Satuan Biaya (SSB) yang sudah ditetapkan GPI, sehingga perencanaan Anda akuntabel dan realistis.

🚀 Langkah 1: Persiapan dan Input Data

1. Periksa API Key (Sudah Otomatis)

  • Anda tidak perlu memasukkan API Key karena sudah diatur secara otomatis dalam sistem.

2. Masukkan Dokumen Rencana Strategis

Anda memiliki dua pilihan untuk memasukkan Rencana Strategis Anda:

  • Opsi A: Unggah File PDF: Klik tombol "Upload Agile Strategic Plan (PDF)" dan pilih dokumen Rencana Strategis Anda.
  • Opsi B: Tempel Teks: Copy-paste seluruh isi dokumen Rencana Strategis (berupa teks naratif) ke dalam kotak besar "Teks Rencana Strategis".

3. Review Standar Biaya (SBM/DKI)

  • Di kolom kanan (Bagian 2), Anda dapat melihat daftar standar biaya yang sudah diinjeksikan ke dalam sistem (misalnya: Honor Narasumber, Paket Meeting Full Day, dll).
  • Penting: Standar ini akan digunakan oleh AI untuk menghitung anggaran secara otomatis.

4. Proses Generate

  • Setelah dokumen strategis dimasukkan, klik tombol besar:
    GENERATE WORK PLAN
  • Tunggu sebentar. AI akan membaca strategi, memecahnya menjadi tugas-tugas kecil, dan mengaitkannya dengan biaya dan siklus kerja (Sprints).

🛠️ Langkah 2: Review dan Koreksi Rencana Kerja

Setelah proses AI selesai, aplikasi akan menampilkan dua tabel utama di bagian bawah.

A. Agile Implementation Matrix (Work Plan)

Tabel ini adalah rencana kerja harian Anda. Anda dapat mengedit data secara langsung di dalam sel tabel.

Kolom

Fungsi

Cara Koreksi

Sprint

Siklus kerja (2 minggu) dari tugas ini.

Klik sel, ganti nomor.

Strategic Task

Tugas spesifik yang harus dilakukan.

Klik sel, edit deskripsi tugas.

Resource Source

Sumber daya pelaksana (Internal/GBM/Mitra).

Klik dropdown, pilih sumber daya yang benar.

Budget Component (SSB)

Komponen biaya yang digunakan (misal: Makan Rapat).

KLIK PADA NAMA KOMPONEN untuk membuka Modal (jendela pop-up) dan memilih standar biaya lain yang lebih sesuai.

Vol

Volume/Jumlah Satuan Biaya yang diperlukan.

Klik sel, ganti angka volume (misal: dari 1 menjadi 10 OH).

Satuan

Satuan Komponen Biaya (OJP, OK, OH, Porsi, Hari, dll).

Otomatis terisi.

Harga Satuan

Harga per satuan biaya (mengacu SSB).

Otomatis terisi.

Total Biaya

(Otomatis) Hasil perkalian Volume x Harga Satuan.

Otomatis terisi.

Status

Untuk Review dwi-mingguan (To Do, In Progress, Done).

Klik dropdown, update status saat review Sprint.

Act

Tombol Hapus baris.

Klik (x) untuk menghapus tugas.

Tips Cepat: Selalu periksa kolom Vol dan Budget Component untuk memastikan biaya yang dihitung AI sesuai dengan kebutuhan riil Anda.

B. Project Roles & Competencies (Peran & Kompetensi)

Tabel ini secara otomatis disusun oleh AI berdasarkan semua tugas yang ada di Work Plan.

  • Project Role: Peran yang diusulkan (misal: Chief Digital Officer, Koordinator Komisi Teologi).
  • Duties & Responsibilities: Tugas utama peran tersebut.
  • Required Skills & Competencies: Keahlian yang harus dimiliki oleh orang yang mengisi peran tersebut.

Kegunaan: Tabel ini sangat membantu BPH dan GBM dalam mengidentifikasi dan merekrut atau menugaskan SDM yang tepat untuk setiap inisiatif strategis.

💾 Langkah 3: Ekspor Data (Laporan)

Setelah Anda puas dengan Work Plan dan sudah melakukan koreksi yang diperlukan:

  1. Klik tombol hijau besar: DOWNLOAD EXCEL (XLSX)
  2. File Excel akan terunduh ke komputer Anda.
  3. File Excel ini memiliki dua Sheet (Lembar Kerja):
    • Sheet 1: Agile Work Plan (Tabel Rencana Kerja dan Anggaran)
    • Sheet 2: Project Roles & Competencies (Tabel Peran dan Keahlian)

Anda dapat langsung membuka file .xlsx ini di Microsoft Excel atau mengunggahnya ke Google Sheets untuk kolaborasi tim yang lebih lanjut.


Share